تهدف هذه المواصفة التقنية إلى تعريف المبادئ الأساسية المطلوبة لحفظ السجلات الصحية بأي نسق لها بأمان لفترة طويلة. كما تركز هذه المواصفة على مشاكل الأرشفة الخاصة بالرعاية الصحية، التي تم توثيقها من قبل؛ كما أنها تعرض مقدمة موجزة عن المبادئ العامة للأرشفة. تختلف هذه المواصفة عن الطرق التقليدية لأعمال توحيد القياس التي تعتمد على النمذجة ومجموعات الشفرات والرسائل، حيث تلقي هذه المواصفة الضوء على الأرشفة من زاوية إدارة الوثائق وحماية الخصوصية المرتبطة بها؛ حيث تستخدم زاوية الإدارة بشكل تقليدي فيما يتعلق بسجلات المرضى الورقية؛ كما يمكن تطبيقها على الوثائق التي يتم تخزينها رقميًا؛ فهناك طرق هندسية وتقنية مختلفة لتطوير وتطبيق عمليات حفظ السجلات الصحية الإلكترونية على المدى الطويل؛ فقد تكون الأرشفة وظيفة أنظمة تعمل من خلال الحاسوب لحفظ السجلات؛ كما أنه من الممكن أن يكون لدينا أرشيف مستقل أو موحد. في كثير من الحالات يتم أرشفة السجلات الصحية في شكل وثائق؛ إلا أنه هناك حلول أخرى؛ ففي هذه المواصفة الفنية، تعني الأرشفة عملية أكثر شمولاً من مجرد الحفظ الدائم للسجلات المنتقاة؛ فأرشفة السجلات الصحية الإلكترونية تعتبر عملية شمولية تشمل الحفظ والاحتجاز والإفصاح وإعدام السجلات عند عدم جدواها في الاستعمال. كذلك تشمل عملية الأرشفة المهام التي يجب أن يقوم بها نظام السجلات الصحية الإلكترونية قبل إرسال السجل إلى أرشيف السجلات الصحية الإلكترونية. علاوة على ما سبق، تعرف هذه المواصفة متطلبات الأمن ذات الهندسة والتقنية المستقلة لحفظ السجلات الصحية الإلكترونية، الثابتة المحتوى، على المدى الطويل. تركز أيضًا هذه المواصفة، وكذلك أحد التقارير الفنية ISO/TR 21548، على متطلبات الأمن (التكاملية، والسرية، والموثوقية) اللازمة لضمان الحماية الملائمة للحفظ الرقمي طويل الأمد؛ كما تتناول هذه المواصفة متطلبات حماية الخصوصية لكل من سجلات الصحة الإلكترونية وأنظمة الأرشفة الإلكترونية المستخدمة في بيئة الرعاية الصحية. أيضًا تعرف هذه المواصفة متطلبات الأمن الوظيفية للأرشفة طويلة الأمد للسجلات الصحية؛ ألا أن نماذج وتقنية الأرشفة العملية المطلوبة فهي خارج مجال مفهوم هذه المواصفة الفنية؛ كذلك لا يشمل مجالها مناقشة ما يلي: - إنشاء وإدارة وحفظ السجلات الصحية النشطة (السجلات التي يمكن تعديلها وتحديثها والوصول إليها في أي وقت على مستوى الكائن أو البند المفرد) داخل نظام السجلات الصحية الإلكترونية؛ إلا أن هذه المواصفة الفنية تحدد المسئوليات والمهام التي يتعهدها نظام السجلات الصحية الإلكترونية قبل عملية النقل إلى الأرشيف الإلكتروني. - محتوى حزمة المعلومات التي يتم إرسالها إلى أرشيف السجلات الصحية الإلكترونية؛ إلا أن هذه المواصفة تحدد متطلبات الأمن بالنسبة لهذه الحزم. - أي من هياكل التخزين (مثل: DICOM, HL7 or XML) أو توصيفات الملفات البينية المستخدمة (مثل: دوبلن كور أو ترويسات HL7 CDA) المستخدمة في عملية الأرشفة الإلكترونية. - تطبيق خدمات حفظ الأمن، مثل PKI، والتوقيع الإلكتروني، إلخ. - أي من الأوقات المستغرقة في تخزين السجلات الصحية الإلكترونية أو الوسائل المطبقة لحفظها؛ فهذه الأمور سيظل تحت نطاق القوانين المحلية.